Nossa organização doméstica (no evernote)

Eu comentei aqui sobre o desafio de março do blog Vida organizada, portanto hoje eu venho contar mais detalhadamente como eu e o Bruno temos gerenciado nossa rotina doméstica a partir do Evernote. Vai ser um post um pouquinho longo, mas garanto que cheio de dicas preciosas :)

Antes de mais nada, gostaria de explicar porque escolhemos o evernote como ferramenta para gerenciamento da casa. Bem, como contei no outro post, nós tentamos usar um fichário coletivo para gerenciar tudo, onde tínhamos algumas divisões e lá íamos colocando tudo por eixos/áreas temáticas. Por um tempo, deu bastante certo. Mas com a correira, eu estudando fora, não conseguíamos mais tempo hábil para sentar e olhar as pastas, o que foi causando abandono do método e posterior desorganização. No começo do ano, sentíamos que precisávamos tentar algo novo. Como eu e o Bruno já estávamos estudando o evernote e nos organizando com ele, surgiu a ideia de trazermos toda nossa vida para nossas contas pessoais, trabalhando em uma forma de nos organizarmos individualmente, ao mesmo tempo que compartilhávamos arquivos, referências, contatos... E foi o que fizemos. Criamos uma certa estrutura e estamos nos aprofundando no sistema. Tem sido uma experiência bem interessante, e o melhor de tudo é que conseguimos manter uma certa ordem nas coisas, mesmo as vezes à distância. Pois com o evernote eu consigo editar meus arquivos no celular, mesmo dentro do ônibus.

A estrutura

O método de gerenciamento no qual nos baseamos para organizar a estrutura do nosso evernote é o GTD. Meu nível de conhecimento é bem intermediário (ainda fico confusa em muitas coisas) mas já consigo utilizar alguns conceitos para organizar minha rotina. Um deles é o mapeamento das "áreas de responsabilidade", onde gosto de manter toda a organização doméstica, dentro da subdivisão "CASA". Nessa etiqueta, criamos sub-etiquetas com as áreas de gerenciamento, criando estruturas de notas, conforme o diagrama abaixo:

Em alimentação organizamos tudo referente a nossa rotina de alimentação. Criamos uma estrutura simples de 3 notas que podem ser editadas toda semana para termos claro o que temos na dispensa, nosso menu da semana e lista de compras. Em finanças, nós organizamos nossos gastos e receitas, conseguindo manter uma certa visão completa da nossa situação financeira. Já em limpeza, temos nossas rotinas bem definidas, desde o que deve ser feito no dia-a-dia, até as faxinas que fazemos sazonalmente (a cada 3 meses). Aqui em casa nós fazemos uma faxina pesada a cada mudança de estação e no restante das semanas, mantemos a limpeza com uma mini-faxina mais branda e pontual. Em jardinagem mantemos a rotina de cuidados cotidiana e o cronograma de acompanhamento das plantações, como datas e fases de cada desenvolvimento. Em manutenção organizamos assuntos referentes a reparos e reformas, bem como novos projetos de mudanças e melhorias, ou uma lista de coisas que estão aguardando conserto.

E basicamente essa é nossa estrutura para organizar informações mais gerais sobre a casa. Agora, para isso ganhar vida e movimento no dia-a-dia, é preciso falar um pouco de como mantemos esse sistema ativo, com revisão, processamento e execução. Começaremos pela revisão, que é mais ou menos como um olhar diagnóstico rotineiro, sobre todas as nossas áreas de foco.

A revisão

Para qualquer método funcionar, mais do que uma estrutura, é preciso ter a revisão, o processamento das informações e a execução. Para quem não tem familiaridade com o GTD talvez alguns conceitos fiquem meio confusos, mais basicamente é a ideia de ter que manter seu sistema vivo, sempre revendo as tarefas e projetos, de forma que as coisas realmente possam acontecer. Em nosso caso, temos uma certa estrutura de revisão semanal/mensal/sazonal para garantir que tudo vai ser mantido em algum momento de alguma forma. Essa estrutura tem sido basicamente essa:

• Semanalmente, nós sabemos que temos que fazer o inventário do que há na dispensa, definir a partir dele o menu da semana (falei sobre isso aqui) e posteriormente a lista de compras da feira e supermercado. Definimos também que semanalmente deveríamos checar as notas referentes as nossas finanças, atualizando com informações e verificando possíveis pendências. também verificamos toda semana se a limpeza foi concluída (algumas etapas por dia) e avaliamos como foi o cuidado com as plantas.


• Mensalmente, arquivamos todas as informações da área de finanças no arquivo geral do evernote pessoal de cada um, além de guardar um backup em nosso HD externo da casa. Também revisamos a lista de coisas que precisam ser reparadas.


• Sazonalmente (a cada mudança de estação), além de organizarmos a faxina sazonal, revisamos o cronograma de desenvolvimento daquilo que foi plantado e dedicamo-nos a pensar sobre possíveis projetos de decoração e reforma da casa.

E essa é nossa rotina de revisão. Ter ela clara ajuda muito na hora de sentar e gerenciar as informações no aplicativo, tornando a tarefa quase que automática e muito mais rápida, como um hábito. Fazendo essa revisão, conseguimos rapidamente identificar o quadro geral de nossa casa e mapear de forma simplificada as ações que precisaremos executar na próxima semana > mês > estação > semestre > ano.

A execução e o processamento, a partir da revisão

Sempre que fazemos a revisão conseguimos identificar várias tarefas (ou ações) que precisamos executar para manter tudo funcionando. Nesse caso, identificamos aquilo que pode ser feito em menos de 2 minutos (uma tarefa, não um projeto) e acrescentamos em ações diretamente. Tudo aquilo que não pode ser feito de forma rápida, é um projeto, e portanto precisa ser destrinchado para termos clareza de todas as tarefas envolvidas e quais os próximos passos (ações) necessários. Caso não tenha ficado claro, é mais ou menos como o exemplo abaixo:

Ao fazer esse exercício de desfragmentar cada "projeto", conseguimos ter real dimensão do que precisa ser feito e a partir disso, ir definindo por ordem de prioridade o que devemos fazer, criando notas com ações pendentes, na estrutura do sistema de cada um. A partir disso podemos ter fácil acesso às tarefas que precisam ser executadas, apenas dando um clique na TAG "ações pendentes" do evernote.

E basicamente é essa nossa forma de organizar nossa rotina doméstica. Claro que tudo isso é muito pautado pelas nossas experiências e necessidades, mas creio que pode dar uma luz para quem está meio perdido e não sabe como começar. Tudo que foi indicado acima, vale tanto para aplicativos digitais, como para papel. É possível criar a mesma estrutura e administrar tudo com um fichário, vai da disponibilidade e dinâmica de cada casa. Para nós tem funcionado assim. O importante é começar, colocar a mão na massa e quebrar a cabeça tentando achar o melhor de jeito de fazer acontecer.

Aproveito para deixar meus agradecimentos as pessoas que mais ajudaram nesse processo de aprendizagem e descobrimento e que tem iluminado nossos caminhos com algumas lições valiosas. David Allen e seus livros reflexivos e principalmente a Thais, pessoa mais que querida que definitivamente tem sido minha fonte inesgotável de motivação e inspiração produtiva.

Espero que esse post possa contribuir de alguma forma com a reflexão e estou aberta para debatermos e tirarmos dúvidas coletivamente através dos comentários.

Apesar do Control Journal ser uma ferramenta proposta pelo sistema fly lady, nós não gostamos de alguns pontos desse método, por isso adaptamos à nossa estrutura do GTD no evernote. Coisas como contatos, dados pessoais, rotinas e etc, estão em outras abas de organização pessoais, dentro de outras áreas de responsabilidade. Caso se interessem por um exemplo de aplicação do sistema fly lady mais tradicional, recomendo esse post da Thais.